Ein Workflow beschreibt spezifisch gesehen einen umfassend unterstützten Ablauf oder Prozess der Arbeit. Dabei kann man ein IT-System zur Unterstützung der Aufzeichnungen verwenden, es stellt allerdings kein Muss dar. Es kann lediglich zur besseren Unterstützung der Aufgaben verwendet werden, die mit dem Workflow und dessen Planung und Ausführung zusammenhängen.

Der Workflow hat nicht zum Ziel, die Arbeitsabläufe und deren Fortschritt zu dokumentieren und den Mitarbeitern des Unternehmens aufzuzeigen. Vielmehr strebt man eine Automatisierung der Prozesse an, eine bessere Qualität der Arbeit und der Produkte und eine beschleunigte Arbeitsweise. Der Arbeitsablauf wird umfassend aufgezeichnet und vorgeplant. Alle Abläufe der Arbeit sind vor dem Beginn bereits vordefiniert und geplant. Dabei werden alle Arbeitsabläufe in Teilschritte zerlegt. Diese Teilschritte werden auch als Aktivitäten (englisch: activities) bezeichnet. Sie stellen die kleinsten Arbeitseinheiten innerhalb des Arbeitsflusses dar. Jeder Aktivität wird eine Arbeitsgruppe zugeteilt, die mit der Aufgabe vertraut ist und diese effektiv ausführen kann. Durch diese Verwaltung soll gewährleistet werden, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit die richtige Arbeit ausüben.

Beim Workflow wird durch die Aufzeichnung aller Arbeiten auch eine Verbesserung der Produktqualität angestrebt. Man beschäftigt sich beim Workflow mit einer betrieblich-technischen Sicht auf den Prozess. Der Geschäftsprozess geht darüber hinaus auch auf die betriebswirtschaftlichen Faktoren ein wie z.B. Kosten und Erlöse. Beim Workflow ist man auf die non-monetäre, operative Ebene des Prozesses bedacht. Ein IT-System kann bei der Planung, Ausführung und Verwaltung von Arbeitsabläufen helfen und somit die Arbeit noch effektiver gestalten. Das IT-System nimmt somit also die Aufgaben des Workflow Managements an, welches sich mit der Verwaltung und Strukturierung aller Arbeitsabläufe beschäftigt.